Como a automação financeira está simplificando a gestão de despesas corporativas

Por André Apollaro, Founder & CEO da Payfy, startup do portfólio BB Ventures.

Imagine um cenário em que as despesas corporativas são monitoradas e controladas com precisão e agilidade, com apenas poucos cliques, permitindo que sua equipe financeira se concentre nas decisões estratégicas que impulsionam o crescimento.

A automação voltada à gestão financeira oferece exatamente isso: uma solução poderosa que transforma a gestão de despesas, reduz erros, melhora a eficiência dos processos e traz segurança e controle em cada etapa.

Neste artigo, vou te apresentar as principais tendências que estão moldando o futuro das finanças empresariais e como essas tecnologias inovadoras podem ser a chave para um gerenciamento financeiro mais rápido, inteligente e confiável.

Vamos lá?!

O que é automação da gestão financeira e por que ela é essencial para empresas?

Quando falamos sobre “automação” estamos nos referindo ao uso de ferramentas e tecnologias digitais que têm como objetivo principal simplificar e otimizar os processos do departamento financeiro da empresa, como:

• lançamento de despesas;

• conciliações de cartão de crédito;

• acompanhamento de reembolsos e/ou adiantamento de custos;

• elaboração de relatórios;

• gestão de fluxo de caixa; etc.

Essa prática conta com inúmeros benefícios-chave, como:

1. Economia de tempo: processos que antes eram realizados manualmente – e demorados – agora são ágeis e autônomos, permitindo que as equipes foquem em atividades estratégicas.
2. Redução de erros humanos: quando a gestão de gastos é feita diariamente, por uma pessoa ou equipe, é comum erros de digitação, dados duplicados e até mesmo perda de informações antes de serem lançadas. Por isso, um dos principais benefícios da automação financeira é garantir maior controle sobre cada lançamento e etapa do fluxo financeiro.
3. Transparência: com registros precisos e rastreáveis, todas as informações estão registradas e organizadas. Isso é ótimo para a realização de auditorias e compliance.

Além desses benefícios, pequenas e grandes empresas também melhoram o ROI (retorno sobre o investimento) através dessas automações e apresentam resultados de formas diferentes.

Os pequenos negócios, por exemplo, conseguem economizar em custos operacionais e dedicar mais recursos ao crescimento estratégico.

Já as grandes corporações podem gerenciar um volume alto de dados financeiros de forma rápida, centralizada e obtendo insights valiosos para a tomada de decisão e compliance.

E até Entes Públicos podem se beneficiar deste tipo de solução, uma vez que uma ferramenta de controle de gastos fortalece o accountability (termo inglês usado para descrever práticas relacionadas à prestação de contas) e a comprovação de responsabilidade fiscal dos gestores perante a Lei.

Principais tendências de automação financeira

A tecnologia nunca para e todos os anos surgem novas soluções no mercado buscando aprimorar os processos corporativos.

Algumas tecnologias que se destacaram neste ano dentro do setor financeiro, e com certeza continuarão ganhando impulso, são:

• Machine Learning e Inteligência Artificial (IA): essas tecnologias têm conquistado cada vez mais espaço e são ideais para analisar grandes volumes de dados e identificar padrões. Elas fornecem insights precisos para a área financeira, permitindo projeções e planejamentos muito mais eficazes.

• Automação Robótica de Processos (RPA): ela é muito utilizada para realizar atividades repetitivas com eficiência e alta precisão, como por exemplo, o processamento de faturas e conciliação de cartões corporativos.

• Segurança com Blockchain: utilizando a tecnologia de blockchain, as transações financeiras são registradas de forma inviolável, aumentando a segurança e a transparência dos dados. Essa ferramenta é recomendada especialmente para empresas que gerenciam despesas em múltiplas localidades.

Essas tecnologias não apenas transformam o setor financeiro nos aspectos já mencionados, mas também criam fluxos de trabalho mais fluidos e oferecem uma visão financeira global e em tempo real — essencial para uma gestão de despesas estratégica e precisa.

Como iniciar a automação de despesas corporativas

A automação de despesas corporativas requer ferramentas específicas que ofereçam boas funcionalidades de controle e visibilidade sobre todos os gastos. Por isso, destaquei abaixo as soluções mais procuradas do mercado, e que realmente te trazem resultado:

Plataformas de gestão de despesas: ferramentas com esse objetivo permitem que você registre e categorize automaticamente as despesas da sua empresa, facilitando o monitoramento e também a análise.

Integração com ERPs: soluções de automação que se conectam a ERPs são essenciais para centralização de informações. Elas possibilitam uma troca de dados em tempo real, otimizando o fluxo financeiro e promovendo uma gestão unificada.

Aplicativos de digitalização: com a captura digital de recibos, os colaboradores da sua empresa conseguem registrar despesas instantaneamente, enquanto o software faz a categorização e o lançamento automático.

Essas ferramentas tornam o processo de gestão de despesas mais rápido, transparente e ajustável às necessidades específicas de cada empresa, garantindo que a operação se mantenha organizada e em compliance com as políticas financeiras.

Como funciona na prática:

1. Funcionário faz a utilização do cartão corporativo, por exemplo, pra abastecer em posto de gasolina.
2. Na hora já pode enviar foto do comprovante de pagamento no App da solução, pelo celular.
3. A prestação de conta é liberada automaticamente na gestão de conciliação da empresa.

As tendências de automação financeira estão mudando a maneira como as empresas gerenciam suas despesas corporativas.

Investir na automação da gestão de despesas corporativas não é apenas um passo essencial, mas também um diferencial competitivo para sua empresa.